Типы документов
Реклама
Партнеры
Распоряжение администрации муниципального района "Ивнянский район" Белгородской обл. от 21.08.2013 N 412-р "Об утверждении Регламента проверки, обработки, отправки и хранения организационно-распорядительных документов"
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "ИВНЯНСКИЙ РАЙОН"
БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 августа 2013 г. № 412-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПРОВЕРКИ, ОБРАБОТКИ, ОТПРАВКИ
И ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В соответствии со статьями 9, 21 Федерального закона от 17 января 1992 года № 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", статьей 28 Устава муниципального района "Ивнянский район", организационно-штатными изменениями, в целях совершенствования работы по проверке, обработке, отправке и хранению организационно-распорядительных документов администрации муниципального района "Ивнянский район":
1. Утвердить прилагаемый Регламент проверки, обработки, отправки и хранения организационно-распорядительных документов администрации муниципального района "Ивнянский район".
2. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации Ивнянского района от 7 ноября 2008 года № 569-р "Об утверждении Регламента проверки, обработки, отправки и хранения организационно-распорядительных документов".
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации района - руководителя аппарата главы администрации района Гончарова А.Л.
Глава администрации района
В.А.СТАРЧЕНКО
Утвержден
распоряжением
администрации Ивнянского района
от 21 августа 2013 г. № 412-р
РЕГЛАМЕНТ
ПРОВЕРКИ, ОБРАБОТКИ, ОТПРАВКИ И ХРАНЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "ИВНЯНСКИЙ РАЙОН"
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы по проверке, обработке, отправке и хранению организационно-распорядительных документов администрации муниципального района "Ивнянский район" (далее - документы).
1.2. Настоящий Регламент разработан на основании Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года № 65-ст, Устава муниципального района "Ивнянский район", Инструкции по делопроизводству в администрации Ивнянского района, утвержденной постановлением администрации муниципального района "Ивнянский район" от 20 июня 2013 года № 318, постановления администрации района от 27 февраля 2013 года № 62 "Об утверждении Регламента подготовки нормативных правовых и распорядительных актов администрации муниципального района "Ивнянский район".
2. Проверка и представление на подпись проектов
организационно-распорядительных документов
администрации муниципального района "Ивнянский район"
2.1. Проекты организационно-распорядительных документов разрабатываются в структурных подразделениях администрации района (далее - структурные подразделения) в соответствии с установленным порядком.
Проекты организационно-распорядительных документов нормативного характера представляются в прокуратуру Ивнянского района для проверки на соответствие действующему федеральному законодательству. После утверждения копии вышеуказанных документов также направляются в прокуратуру района.
2.2. Проекты документов принимаются на проверку в отделе делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района с 8.00 до 16.30 часов.
Проекты документов, поступившие на проверку после 16.30 часов, проверяются на следующий рабочий день.
2.3. Проект документа, распечатанный на бумаге форматом A4 с листом согласования, завизированным руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, поступает в отдел делопроизводства и ОРД. К проектам документов, подготовленных в соответствии с письмами и нормативно-правовыми актами вышестоящих органов, прилагаются их копии.
К проектам документов о внесении изменений и дополнений в ранее изданные документы прилагаются копии первоначально изданных документов.
2.4. Сотрудник отдела делопроизводства и ОРД, ответственный за проверку проектов документов, проверяет проект документа в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в администрации района, правилами орфографии и особенностями официально-делового стиля. Проекты документов проверяются в порядке очередности их представления на проверку.
При наличии замечаний проект документа возвращается исполнителю для доработки, доработанный проект обязательно повторно вычитывается.
При отсутствии замечаний проект документа возвращается исполнителю для распечатки на бланке соответствующего вида документа и согласования со всеми заинтересованными сторонами.
2.5. Согласованный и завизированный руководителями структурного подразделения администрации района, сторонних организаций проект документа на бланке установленной формы в одном экземпляре с листом согласования исполнитель передает сотруднику отдела делопроизводства и ОРД, ответственному за проверку проектов документов.
К проекту документа, при необходимости разъяснения его положений, прилагается пояснительная записка.
Исполнитель, подготовивший проект документа, подписывает лист согласования, заполняет указатель рассылки (прилагается), проставляет на указателе рассылки подпись с указанием фамилии, имени, отчества, номер рабочего телефона и дату заполнения указателя рассылки.
К объемным проектам документов прилагаются электронные версии документов.
2.6. Сотрудник отдела делопроизводства и ОРД, ответственный за проверку проектов документов в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации района, Регламентом подготовки нормативных правовых и распорядительных актов администрации муниципального района "Ивнянский район", осуществляет завершающую проверку проекта, проверяет наличие листа согласования и указателя рассылки и при отсутствии замечаний делает отметку "Проверено", в которой имеется подпись и дата, на листе согласования.
2.7. Начальник отдела делопроизводства и ОРД передает проекты документов, представляемых на визу первому заместителю главы администрации района - руководителю аппарата главы администрации района через старшего инспектора отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района. Завизированные проекты документов передает в приемную главы администрации района через старшего инспектора отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района на подпись главе администрации района.
2.8. Принятые и изданные документы поступают в отдел делопроизводства и ОРД на регистрацию, обработку, отправку и хранение.
3. Регистрация, обработка, отправка и хранение
организационно-распорядительных документов
администрации муниципального района "Ивнянский район"
3.1. Документы регистрируются по видам документов в журналах регистрации за соответствующий год сотрудником отдела делопроизводства и ОРД, ответственным за отправку документов.
3.2. Зарегистрированные документы передаются сотрудником отдела делопроизводства и ОРД, ответственным за отправку документов, старшему инспектору-делопроизводителю отдела делопроизводства и ОРД для копирования.
3.3. Копии документов на бумажных носителях, заверенные печатями отдела делопроизводства и ОРД, старший инспектор отдела делопроизводства и ОРД, ответственный за отправку документов, согласно указателю рассылки отправляет по адресатам.
3.4. Старший инспектор-делопроизводитель отдела делопроизводства и ОРД, ответственный за отправку документов по электронной почте, при наличии электронной версии документа, представленной исполнителем, сверяет ее с подлинником документа, регистрирует, сохраняет в папке за соответствующий месяц и отправляет по электронной почте по указателю рассылки.
3.5. После отправки электронной версии документа по электронной почте старший инспектор-делопроизводитель отдела делопроизводства и ОРД, ответственный за отправку документов, в указателе рассылки проставляет дату отправки, отметку о направлении документа адресатам, личную подпись и ее расшифровку.
3.6. Принятые документы хранятся в отделе делопроизводства и ОРД в папках по видам документов за соответствующий месяц и год до передачи их в архивный отдел аппарата главы администрации района.
4. Заключительные положения
4.1. Ответственность за смысловое содержание проекта документа, соответствие названий организаций, наименований предприятий и учреждений фактически существующим, правильность написания фамилий и инициалов руководителей, специальных терминов, наличие установленных виз и дат визирования несут ответственный исполнитель и руководитель структурного подразделения, подготовивший проект документа.
4.2. Ответственность за соответствие проекта документа стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля, своевременную отправку документа адресатам по почте (копии на бумажных носителях) и по электронной почте несет начальник отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района и специалисты отдела.
4.3. Ответственность за составление указателя рассылки несет исполнитель проекта документа.
Если документ направляется организациям, не входящим в утвержденный указатель рассылки, то исполнитель вносит в лист указателя наименование этих организаций и их почтовые адреса.
Органы (организации) (их правопреемники) должны указываться исполнителем в указателе рассылки для отправки документов, изменяющих или дополняющих ранее изданные акты.
4.4. Ответственность за своевременное обновление указателя рассылки в соответствии с правовыми актами администрации муниципального района "Ивнянский район" об организационно-штатных изменениях в администрации района несет начальник отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов аппарата главы администрации района.
4.5. Выписки из документов и копии документов форматом A4 на бумажных носителях, не указанные в указателе рассылки исполнителем, предоставляются по заявкам структурных подразделений администрации района, подписанным руководителями, с указанием цели получения.
4.6. Ответственность за ежедневное прочтение документов, отправляемых по электронной почте из отдела делопроизводства и организационно-распорядительных документов в структурные подразделения администрации района, несут сотрудники подразделений согласно должностным обязанностям.
------------------------------------------------------------------